De l’approvisionnement et l’inventaire

Vers fin 2019 nous étions en pleine conception de l’expérience utilisateur de ce qui deviendra SupplyTensor, quand je reçois un mail d’un futur client qui s’était intéressé à notre startup après avoir lu mon article ou je présentais notre projet pour résoudre les problèmes d’approvisionnement des petites et moyennes entreprises. Je l’appelle au téléphone et nous avons une discussion très enrichissante. Entre autres, je lui explique comment fonctionne notre produit : tu téléverse ton fichier de stock sur notre plateforme et tu reçois immédiatement un rapport t’indiquant ce qui te manque en stock. Nos algorithmes vont générer pour toi une commande pour chacun de tes fournisseurs et tu n’auras plus qu’a valider. C’est là qu’il me dit : « et qui te dit que mon fichier de stock est juste ? » et c’est là que je comprend que dans notre enthousiasme nous avons oublié que les données de stock fournies par les logiciels de gestion de stock des PME n’étaient pas fiables (pour ne pas dire erronées).

Je le savais car quand j’étais consultant, j’ai accompagné mes clients pendant des dizaines d’inventaires physiques et je peux dire que j’en ai vu de toutes les couleurs. Le taux d’erreur dans les quantités des articles va de 4% à 100%. 100% étant : aucune quantité fournie par le logiciel de gestion n’est juste. Dans ces cas là le dirigeant se retrouve dans une situation peu enviable ou il dépend totalement de ses employés. Nous avons vu des PME s’approvisionner en produits qu’ils ont déjà en surstockage. Il peut y avoir de la fraude de la part des employés, mais vis à vis des actionnaires de l’entreprise le responsable c’est le dirigeant. Ce genre de situations peut entraîner des risques financiers, voir même des risques juridiques et pénaux.

Étant clair que nous ne pouvions pas compter sur des données de stock précises de la part de nos utilisateurs, nous avions donc deux choix : soit prendre en compte le peu de fiabilité des fichiers dans nos algorithmes, soit trouver une solution pour rendre les informations de stock de nos clients plus fiables. Et nous avons choisi de faire les deux.

En décembre 2019, la période des inventaires annuels, notre plateforme SupplyTensor était prête à traiter tous types de transactions concernant le stock et pas uniquement les approvisionnements, alors nous nous sommes dits : nous n’allons pas y aller par quatre chemins, nous allons résoudre le problème des inventaires pour les PME (en plus de résoudre le problème de l’approvisionnement).

L’inventaire physique annuel est une opération fastidieuse et stressante pour les PME car il s’agit d’arrêter l’activité (donc on perd des ventes) pendant qu’on essaie de compter le plus précisément possible tous les produits en stock le plus rapidement possible. Pour certaines entreprises l’inventaire dure plusieurs jours et ça peut aller même au delà d’une semaine auquel cas il est pratiquement impossible d’arrêter l’activité et par conséquent l’inventaire devient approximatif puisque ça ne sert a rien de comptabiliser la quantité d’un article si cette quantité va changer parce qu’une partie a été vendue entre temps.

Mais d’abord pourquoi il faut faire l’inventaire ? Dans une entreprise les flux financiers et documentaires sont totalement parallèles aux flux de marchandise physique. Quand une entreprise vend une quantité de 1000 crayons à une autre entreprise, elle facture 1000 crayons. La comptabilité des deux entreprise enregistre dans le logiciel de gestion la facture avec le montant et la quantité des 1000 crayons, c’est à dire uniquement le flux financier et documentaire. Si personne ne compte les crayons pour vérifier qu’il s’agit exactement de 1000 crayons, au bout de plusieurs ventes, il va y avoir des erreurs et la quantité enregistrée dans le logiciel de gestion va être différente de ce qui existe réellement dans le stock physique. Et je peux vous dire que même si on compte les crayons, il va y avoir des erreurs, parce qu’un être humain peut se tromper en comptant.

Par conséquent un logiciel de gestion ne donne pas les quantités précises des produits en stock et cette précision diminue au fur et à mesure que les erreurs s’accumulent si on ne fait pas l’inventaire pour vérifier précisément le stock et corriger les informations du logiciel de gestion. L’idéal serait donc de faire l’inventaire le plus souvent possible si ça n’était pas aussi coûteux en temps et en ressources humaines.

La bonne nouvelle c’est que la technologie existe pour rendre les inventaires moins coûteux en temps et en ressources : les code-barres et les terminaux mobiles. Les Terminaux Mobiles permettent de capturer l’information directement sur les code-barres des produits, d’enregistrer les quantités et de calculer les écarts de stock en temps réel, c’est à dire en une fraction du temps qui était nécessaire pour faire un inventaire sur du papier. Jusqu’ici ce genre de technologies était réservé aux grandes entreprises, nous avons décidé de le rendre accessible à toutes les PME.

Nous avons donc connecté les Terminaux Mobiles a notre plateforme SupplyTensor, développé les indicateurs de suivi de l’inventaire en temps réel et développé des algorithmes de ciblage d’anomalies de stock : avant SupplyTensor te disait ce qu’il fallait acheter pour ne pas tomber en rupture de stock, maintenant il est en plus capable de te dire ce qu’il faut inventorier. Car un moyen de gagner beaucoup de temps sur inventaire, c’est tout simplement de ne pas tout inventorier. Si on pouvait savoir a l’avance quels sont les articles qui vont avoir des erreurs, on gagnerait beaucoup de temps. C’est exactement ce que fait SupplyTensor, il vous dit quels articles inventorier.

Faire un inventaire rapidement, n’est pas juste une question de temps. Un inventaire rapide est un inventaire plus précis. Plus l’inventaire dure longtemps, plus le personnel fatigue et les erreurs augmentent. Mieux, si l’inventaire est suffisamment rapide, il n’y a pas besoin d’arrêter l’activité. L’idéal serait de faire l’inventaire de quelques articles tous les jours pendant 15 minutes. SupplyTensor permet de faire ça, et en faisant ça vous vous assurez un stock exact tout au long de l’année. L’inventaire physique est un acte de bonne gestion, s’il est bien fait et je peux vous assurer qu’il y a un monde entre un gestionnaire qui sait à tout moment exactement ce qu’il a en stock et un gestionnaire qui n’est pas sûr. On ne peux pas vendre quand on n’est pas sûr.

Quand nous avons terminé le développement, nous avons regardé notre produit et compris ce que c’était : le complément de tout logiciel de gestion, la partie manquante qui traite les produits physiquement quand le logiciel de gestion les traite comptablement. SupplyTensor permet de vérifier en temps réel les flux financiers et documentaires par rapport à la réalité physique. Si j’osais parler comme un expert comptable, j’appellerais ça comptabilité à triple entrée. Je dois avouer que nous sommes assez fiers de notre produit.

Le début de l’année 2020 à été assez lent en termes de ventes, confinement oblige, mais nous avons bien récupéré en fin d’année, comme prévu, période d’inventaires annuels oblige. Alors pour fêter ça, cette année nous lançons un défi à toutes les PME qui viennent tout juste de corriger leurs stocks à la suite de l’inventaire physique : on vous parie qu’on va quand même trouver des écarts entre votre stock physique et votre stock informatique. Faites appel à nous, on va venir faire un inventaire ciblé de quelques articles dans votre entrepôt en 1 heure. Si on ne trouve pas d’écarts, on vous rembourse.

Plus d’informations sur cette initiative sur notre site : inventaire.tn

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